Cuadrantes de actividades, segϊn su grado de urgencia e importancia:

        Mαs urgentes ——————————————> Menos urgentes

        Mαs                   I. IMPORTANTES            II. IMPORTANTES

        importantes          Y URGENTES                   NO URGENTES

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        Menos             III. NO IMPORTANTES       IV. NO IMPORTANTES

        importantes          Y URGENTES                    NI URGENTES

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        Luego, a medida que consigamos tiempo para trabajar en el cuadrante II, estaremos mucho mejor organizados y empezará a disminuir el cuadrante I. Entonces irá aumentando sensiblemente el rendimiento del tiempo, pues le daremos un uso mucho más efectivo.

        Una de las claves está en identificar cuáles son esas tareas no importantes (o sea, los cuadrantes III y IV), para sacar de ahí tiempo. En las personas más perezosas, será el cuadrante IV (aquello que no es ni urgente ni importante) la principal fuente de pérdidas de tiempo. En las personas más activas pero mal organizadas, será el cuadrante III (el de lo urgente no importante) el que más llene sus vidas y en el que habrá que entrar con decisión, y aprender a decir no a esas actividades que nos urgen frecuentemente pero que no debemos acometer.

        Hace algún tiempo, un antiguo compañero mío me contaba, sin disimular su angustia, que en su empresa le habían encomendado una nueva tarea de considerable responsabilidad. Viajaba muchísimo, tenía un horario tremendo y estaba bastante estresado, aunque, eso sí, había aumentado sensiblemente sus ingresos.

        «Lo malo —me decía— es que en realidad yo no deseaba ese nombramiento. Sabía que me supondría unas obligaciones que difícilmente podría atender con el tiempo de que dispongo. Además, me está apartando de la línea de trabajo que me había marcado hace años y, por si fuera poco, no me deja atender bien a mi familia. Cada día tengo más problemas, pero ahora me resulta muy difícil dejarlo, tenía que haberlo pensado antes.

        »Y lo realmente triste es que sabía que esto me iba a pasar. Cuando me lo propusieron, lo pensé, pero me sentía presionado. Puse algunas excusas, me fueron convenciendo, intenté retrasarlo, puse algunas condiciones que estaba seguro que no aceptarían, pero las aceptaron, y al final ya me daba reparo echarme atrás.

        »Lo mío ha sido tan sencillo y tan triste como esto: no supe decir no. Después he sabido que también habían propuesto para este cargo a otro compañero mío, y que en su caso la conversación no duró más allá de un minuto. Les dijo que lo agradecía muchísimo, que se sentía muy honrado por esa elección, pero que tenía serias razones para no aceptarlo.

        »Es curioso, pero no sabía yo los líos en que uno puede meterse por no saber contestar en el momento oportuno con un atento y cortés "lo siento muchísimo, pero NO". Ha sido un auténtico calvario que podría haber evitado con sólo superar una situación un poco violenta durante unos minutos.»

        En realidad, toda persona está diciendo constantemente no a algo. Lo malo es que si no lo dice a esas cosas que nos acosan invasivamente pero que no debemos hacer, probablemente lo esté diciendo a cosas mucho más fundamentales pero que no reclaman su atención.

        Habrá personas cuyo problema no sea que les cueste decir no, sino al revés: siempre dicen que no, siempre llevan la contraria, parece como si les costara sangre manifestar acuerdo o asentir a algo. Cada uno tiene que ver por qué lado va su problema (y que en unos ámbitos de su vida puede ser bien distinto que en otros), pues cada día decimos sí o no a muchísimas cosas. La esencia de una buena organización personal está precisamente en saber discernir en cada caso si debemos decir sí o no, y nuestro error puede provenir de establecer mal las prioridades, de prever mal su puesta en práctica o de una falta de suficiente disciplina personal para atenernos a ellas.